Automatisering van processen voor ondernemers: Waar begin je?

Als ondernemer wil je het liefst zoveel mogelijk tijd besteden aan je klanten, je aanbod en de groei van je onderneming. Doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. Maar in de praktijk ben je vaak druk met randzaken: administratie, e-mails, planning en andere terugkerende taken die veel tijd opslokken en waar je geen energie van krijgt. Gelukkig is er een oplossing: de automatisering van processen. Maar hoe begin je hiermee zonder dat het overweldigend wordt?

In dit artikel deel ik 5 stappen waarmee je eenvoudig start met de automatisering van processen. Zo werk je efficiënter, bespaar je tijd en creëer je meer ruimte om te focussen op de groei van je onderneming zonder hier extra tijd in te moeten stoppen.

Stap 1: Duik in je huidige processen

Voordat je begint met de automatisering van processen, is het belangrijk om inzicht te krijgen in je huidige workflow. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Welke taken voer je dagelijks of wekelijks herhaaldelijk uit?
  • Waar verlies je de meeste tijd aan?
  • Welke processen zouden efficiënter kunnen verlopen?
  • Waar zitten de knelpunten in je bedrijfsvoering?
  • Welke taken wordt je niet blij van?

Denk bijvoorbeeld aan het handmatig versturen van facturen, het beantwoorden van veelgestelde vragen via e-mail of het plannen van afspraken. Dit zijn processen die je met automatisering eenvoudig kunt stroomlijnen.
Tip: Houd eens een week lang bij welke taken je uitvoert en hoeveel tijd ze kosten. Dit geeft inzicht en helpt je te bepalen waar de grootste tijdswinst te behalen valt. Je kan hier als richtlijn dit formulier voor gebruiken.

Stap 2: Begin klein – kies één proces om te automatiseren

De automatisering van processen klinkt misschien als een grote technische stap, maar je hoeft niet alles in één keer door te voeren. Begin met één eenvoudig proces en werk vanuit daar verder. Bijvoorbeeld:

✅ E-mail automatisering: Stel automatische antwoorden in voor veelgestelde vragen of maak een geautomatiseerde e-mail reeks voor nieuwe klanten. Gebruik hiervoor tools als Mailblue, ActiveCampaign, Mailtribe of Mailerlite.

✅ Facturatie en betalingen: Gebruik tools zoals Kennis.shop, Plug&Pay of Moneybird om facturen automatisch te versturen en opvolging te automatiseren.

✅ Afspraken plannen: Vermijd eindeloos heen en weer mailen en gebruik een tool zoals Calendly Tidycal, Cal.com of Google Agenda voor automatische afspraakplanning.

✅ Social media posts: Plan je content vooruit met tools zoals Later of Meta Business Suite.

Kies een proces dat je regelmatig uitvoert en waarvan je direct resultaat ziet. Dit motiveert om verder te gaan met het automatiseren van andere processen.

Stap 3: Kies de juiste tools voor de automatisering van processen (+ voorbeelden)

Niet elke tool past bij jouw werkwijze. Kies een tool die aansluit bij je behoeften, gemakkelijk te implementeren is en die je ook daadwerkelijk gaat gebruiken. 

De juiste tools kunnen de automatisering van processen voor je bedrijf aanzienlijk vereenvoudigen en je helpen om efficiënter te werken. 

Hieronder geef ik je per categorie een aantal handige tools mét praktijkvoorbeelden, zodat je direct ziet hoe ze jou helpen je bedrijf slimmer in te richten:

E-mail en marketing: automatiseer je klantcontact

Tools: Mailblue (ActiveCampaign), ConvertKit, Mailerlite.

✅ Voorbeeld: Stel een geautomatiseerde welkomstmail in voor nieuwe klanten. Zodra iemand klant wordt, ontvangt diegene direct een vriendelijke e-mail met een kennismaking en vervolgstappen. Je bespaart tijd en zorgt direct voor een goede klantrelatie.

✅ Voorbeeld: Maak een e-mailfunnel voor je aanbod. Als iemand zich inschrijft voor een gratis weggever (zoals een checklist of masterclass), krijgt diegene automatisch een reeks mails met waardevolle info, het juiste linkje én een passend aanbod zodat deze persoon sneller klant bij je wordt. Dit proces loopt volledig automatisch, terwijl jij bezig bent met andere zaken en je niet herhaaldelijk deze taken (tussendoor) hebt uit te voeren.

Projectmanagement: houd overzicht over je taken en processen

Tools: Trello, ClickUp, Asana, Notion

✅ Voorbeeld: Gebruik Trello om je dagelijkse taken te structureren. Maak lijsten zoals “Te doen”, “Bezig” en “Afgerond” en sleep je taken gemakkelijk van de ene naar de andere kolom.

✅ Voorbeeld: Je kan herhaalde taken instellen, zoals “Maandelijkse facturen checken” of “Social media content inplannen”. Zo krijg je automatisch een reminder en vergeet je niets meer.

✅ Voorbeeld: Werk je samen met een team of VA? In Trello kun je taken toewijzen, deadlines instellen en duidelijke workflows maken, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren.

In mijn onderneming is Trello niet meer weg te denken. Hoe ik Trello inzet? Hier schreef ik eerder een uitgebreid artikel over. Bekijk het artikel hier.

Facturatie en betalingen: sneller betaald zonder gedoe

Tools: Moneybird, Kennis.shop, Plug&Pay

✅ Voorbeeld: Gebruik Moneybird om facturen automatisch te versturen en in te plannen. Je stelt in dat vaste klanten elke maand een factuur ontvangen zonder dat je ernaar hoeft te kijken.

✅ Voorbeeld: Met Kennis.shop en plug&pay kun je een automatische betaalpagina maken voor je online producten of diensten. Klanten betalen direct via iDEAL of creditcard en krijgen automatisch hun factuur gemaild. Geen handmatig werk meer!

Het grote voordeel van Kennis.shop vind ik de lifetime licentie. Je betaalt één keer en hebt daarna geen kosten meer voor deze tool. Met dit linkje en de code ontvang je 100 euro korting op jouw aankoop.

Afspraken en klantbeheer: minder heen-en-weer gemail

Tools: Calendly, tidycal, Cal.com of Google Agenda

✅ Voorbeeld: Gebruik deze tools voor het automatisch inplannen van afspraken. Klanten kiezen zelf een beschikbare datum en tijd, zonder dat je tientallen mails hoeft te sturen om een moment te prikken.

✅ Voorbeeld: handig! Bij een aantal tools (zoals Calendly) kan je direct betalingen koppelen aan afspraken, bijvoorbeeld voor een betaalde coachsessie of consult.

✅ Voorbeeld: Synchroniseer Google Agenda met je afspraakplanner, zodat alles automatisch op de juiste plek staat en je nooit dubbel plant. Door gebruik te maken van Google Workspace heb je de afspraakplanner inbegrepen, net als extra opslagruimte in je drive + google meet als videobellen tool. 

Social media planning: altijd consistent zichtbaar

Tools: Later, Meta Business Suite, Canva

✅ Voorbeeld: Plan je Instagram, LinkedIn en Facebook-posts voor een hele maand vooruit met Later. Je zet alles in één keer klaar en de tool plaatst je berichten automatisch op het juiste moment.

✅ Voorbeeld: Meta Business Suite (gratis van Facebook) helpt je om in één overzicht al je Facebook- en Instagram-posts in te plannen, inclusief overzichtelijk de reacties en berichtenbeheer.

✅ Voorbeeld: Maak snel en eenvoudig social media visuals in Canva met templates. Voeg je logo en kleuren toe, sla de templates op en hergebruik ze telkens opnieuw om tijd te besparen.

Automatiseren zonder technische kennis: koppelingen tussen tools

Tool: Zapier

✅ Voorbeeld: Wil je dat je Mailblue automatisch een tag toevoegt aan klanten die een aanmeldformulier hebben ingevuld? Zapier kun je een automatische koppeling maken, zodat je geen handmatig werk meer hebt.

✅ Voorbeeld: Of wat dacht je van gegevens uit verschillende bronnen verzamelen, zoals het automatisch opslaan van klantgegevens uit een formulier in een Google Sheet, zonder dat je iets hoeft te doen.

Stap 4: Automatiseer met een strategie

De automatisering van processen is in mijn ogen geen doel op zich, maar een middel om efficiënter te werken en tijdwinst in je onderneming te creëren. Daarom is het slim om een plan te maken en stap voor stap te werk te gaan. 

Hieronder vind je een voorbeeld strategie die je als ondernemer zou kunnen volgen om gestructureerd te automatiseren.

Week 1: Analyseren & Prioriteren

🔹 Breng je taken in kaart: Noteer alle dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse taken die je uitvoert. Gebruik hiervoor een simpele Google Spreadsheet of een tool zoals Trello.

🔹 Identificeer tijdrovende taken: Markeer de taken die het meeste tijd kosten en herhaaldelijk terugkomen. Tip: Vergeet hierbij ook niet de taken te vermelden waar je totaal geen energie van krijgt. 

🔹 Bepaal je prioriteiten: Kies één of twee processen die je als eerste wilt automatiseren. Bij voorkeur kies je hier 2 taken die direct voor tijdwinst zorgen zoals e-mailbeheer, facturatie of afsprakenplanning.

Resultaat aan het einde van week 1: Je hebt helder welke taken je veel tijd en energie kosten en wat je als eerste gaat automatiseren. Maak een keuze uit de tool die je hiervoor gaat gebruiken. 

Week 2: Implementeren van de eerste automatisering

Kies een tool en stel deze in:

Wil je je e-mails automatiseren? Start dan bijvoorbeeld met Mailblue en maak een automatische welkomstmail voor nieuwe klanten. Later in het proces kan je deze automatisering steeds verder uitwerken.

Wil je je afspraken stroomlijnen? Gebruik Calendly en koppel het aan je Google Agenda zodat de afspraak direct ingepland wordt en er rekening gehouden wordt met al ingeplande afspraken. 

Wil je facturen automatiseren? Stel Moneybird, Kennis.shop of Plug&Pay in voor automatische facturatie.

Test altijd je ingerichte automatisering: Voer een paar tests uit om te zien of alles goed werkt. Laat eventueel ook een werknemer, VA of vriend het proces doorlopen.

Maak aanpassingen waar nodig: Zorg ervoor dat de automatisering soepel loopt en geen fouten bevat zodat de klantreis optimaal is en jij volledig op de processen kan vertrouwen.

Resultaat aan het einde van week 2: Je eerste geautomatiseerde proces werkt en de eerste tijdwinst is behaald!

Week 3: Optimaliseren en uitbreiden

🔹 Evalueer je eerste automatisering: Wat werkt goed? Wat kan verbeterd of toegevoegd worden? 

Tip: start direct goed en breng inzichtelijk hoe je de processen ingericht hebt. Dit kan in een word document of zoals je hieronder ziet (deze methode gebruik ik zelf graag omdat dit meer visueel is) in canva met de whiteboard optie.

🔹 Maak een checklist van verbeteringen: Noteer eventuele aanpassingen die nodig zijn en werk ze stap voor stap af. Heb je plannen/inspiratie om deze automatisering uit te breiden? Noteer dit zeker maar pak dit pas later op. Eerst jouw lijstje met genoteerde taken afwerken om zo snel mogelijk veel resultaten te behalen.

🔹 Breid uit met een tweede automatisering: Kies een andere tijdrovende taak en automatiseer deze. Bijvoorbeeld:

Automatisch een e-mail sturen naar nieuwe klanten met belangrijke informatie of de Social media posts een maand vooruit plannen met een tool als Later of Meta Business Suite.

Resultaat aan het einde van week 3: Je hebt minstens twee automatiseringen draaien en je bent minder bezig met terugkerende en tijdrovende taken. 

Week 4: Schalen en automatiseringen integreren

Zorg dat je automatiseringen samenwerken: Gebruik Zapier om verschillende systemen aan elkaar te koppelen, zoals:

  • Automatisch klantgegevens opslaan in een spreadsheet na een inschrijving.
  • Een klant automatisch toevoegen aan een Mailblue-lijst na het invullen van een aanmeldformulier via Google Forms.

Bekijk en denk op lange termijn: Welke processen wil je in de komende maanden verder automatiseren? Je gaat merken dat zodra je begint met automatiseren je steeds meer in mogelijkheden gaat denken. Noteer deze mogelijkheden om op een later moment uit te zoeken. Is je eerste plan klaar? Maak een nieuw, verdiepend plan.

Monitor je tijdwinst: Het is natuurlijk super leuk en motiverend om te zien hoeveel tijdwinst je hiermee behaald.  Noteer in je plan ook eens hoeveel uur je deze maand hebt bespaard? En bekijk waar je mogelijk nog efficiënter kunt werken? 

Resultaat aan het einde van week 4: Je hebt een mooie basis voor automatisering gezet en een plan voor verdere optimalisatie staat klaar.

Stap 5: Test, verbeter en schaal op

De automatisering van processen stopt niet zodra je een paar taken hebt geautomatiseerd. Het is een continu proces van testen, verbeteren en opschalen.

✅ Evalueer je tijdswinst: Hoeveel uur per week bespaar je inmiddels? Is er nog handmatig werk dat erbij komt kijken waar mogelijk ook nog geautomatiseerd kan worden?

✅ Verbind je systemen: Gebruik steeds Zapier om tools met elkaar te koppelen (wanneer er geen directe koppeling mogelijk is) zodat data automatisch wordt verwerkt.

✅ Breid je automatiseringen uit: Denk aan chatbots, automatische leadopvolging of geautomatiseerde klant onboarding. 

Een veelgemaakte denkfout is dat het automatiseren van processen minder klantvriendelijk is. Juist door de klantreis te automatiseren zet je voor de klant een heel prettige ervaring neer. 

Hoe meer je automatiseert, hoe meer tijd je overhoudt voor ontwikkeling, groei en je klanten.

Veelgemaakte fouten bij de automatisering van processen

  • Te veel tegelijk willen doen → Begin met één proces en breid daarna uit.
  • Geen duidelijke structuur hebben → Zorg dat je processen helder zijn voordat je ze automatiseert. Misschien niet het leukste klusje maar wel echt heel belangrijk. 
  • Vergeten te testen → Controleer of alles goed werkt voordat je volledig overstapt op een nieuwe tool. Het blijft techniek 😉
  • De menselijke factor vergeten → Automatisering mag je klantrelatie niet onpersoonlijk maken. Blijf altijd in verbinding met je klant en voelen wat deze nodig heeft.

Pas hier eventueel je processen op aan.

Conclusie:

De automatisering van processen is dé manier om meer tijd over te houden voor de dingen die er echt toe doen. Door klein te beginnen, de juiste tools te kiezen en stap voor stap te optimaliseren, bouw je een efficiënter bedrijf op zonder dat het overweldigend wordt en geef jij jouw klant een fijne klantreis ervaring. 

Wil je begeleiding bij de automatisering van processen in jouw bedrijf maar wel zelf de systemen inrichten? In mijn Automate & Optimize Membership help ik ondernemers om meer tijdwinst te behalen met praktische tools en systemen.

Liever de complete inrichting volledig uitbesteden? Plan een oriëntatiecall in zodat ik hierin met je mee kan denken en je meer kan vertellen over Focus & Scale, het 1:1 traject waar ik de volledige inrichting verzorg.

In dit artikel is gebruik gemaakt van enkele affiliate linkjes. Jij betaalt hier geen extra kosten voor.

Mogelijk vind je dit ook interessant: