Werken met Trello-borden

10 manieren om te werken met Trello-borden

Toen ik begon met ondernemen, had ik een duidelijke missie. Structuurjunkie als ik ben, wilde ik overzicht houden over alles wat met mijn onderneming te maken had. Ik kocht een papieren planner en een supertof notitieboekje, maar al snel merkte ik dat ik tijdens het brainstormen graag wil kunnen schuiven, toevoegen en verwijderen zonder dat het een grote chaos wordt. Trello bleek de tool die ik nodig had. Inmiddels heb ik – zojuist geteld – 83 (!) Trello-borden in gebruik.

TIP: Heb jij geen tijd om het hele blog te lezen maar wil je wel direct aan de slag met Trello? Klik dan hier voor meer informatie over mijn Automate & Optimize Membership waarin ik je o.a. help met het inrichten van jouw Trello omgeving.

Trello doet wat het moet doen

Natuurlijk zijn er verschillende andere opties die je kunt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Asana en Notion als goede alternatieven. Notion heb ik zeker overwogen, maar omdat er zoveel mogelijk is qua vormgeving en lay-out, was ik bang dat ik mezelf erin zou verliezen. Dat zou dan weer het doel voorbijschieten. Trello doet wat het moet doen, en dankzij de koppelingen met andere systemen en de eindeloze automatiseringsmogelijkheden ben ik nog altijd groot fan. Vandaar die 83 Trello-borden 😅.

10 voordelen van Trello-borden

Ik was van plan om drie voordelen te benoemen, maar uiteindelijk zijn het er tien geworden. Dus ik neem je mee in de tien voordelen die het werken met Trello-borden voor mij heeft.

1. Taken en projecten op één plek

We zijn visueel ingesteld, en Trello speelt hier slim op in. Met behulp van lijsten en kaarten biedt Trello een overzichtelijke manier om taken en projecten te organiseren. Dit helpt je om structuur en overzicht te behouden zonder dat je iets over het hoofd ziet. Binnen Trello kun je verschillende borden aanmaken, zodat alles geordend blijft. Zo heb ik een bord voor mijn contentplanning, maar ook mijn doelen en online trainingen zijn uitgewerkt in aparte Trello-borden.

Maar ook privé zet ik deze tool graag in zo heb ik een Trello bord met een vakantiechecklist gemaakt zodat ik niet steeds weer opnieuw een lijstje moet maken maar keer op keer deze checklist erbij kan pakken.

2. Efficiënte samenwerking met teamleden en klanten

Trello maakt het supermakkelijk om samen te werken. Denk aan het toewijzen van taken, het instellen van deadlines en efficiënte communicatie zonder eindeloze e-mails of vergaderingen. Op dit moment werk ik niet met een team, maar ik heb met al mijn 1-op-1 klanten een eigen Trello-bord. Hier verzamelen en plannen we alle taken, acties en plannen in, zodat iedereen precies weet wat wanneer gedaan moet worden. Alles staat op één plek, waardoor we geen tijd verspillen aan het zoeken naar informatie.

3. Flexibel en aanpasbaar aan elke workflow

Trello is breed inzetbaar: van contentplanning en klantbeheer tot facturatie en onboarding. Ik gebruik het bijvoorbeeld ook voor mijn jaarplanning en heb een dashboard waar alle vragen van mijn 1-op-1 klanten verzameld worden. Hierdoor hoef ik niet steeds tussen verschillende Trello-borden te schakelen. Dankzij de flexibele indeling kun je de tool volledig aanpassen aan jouw workflow. Bovendien kun je de omslag aanpassen naar je eigen huisstijlkleuren, waardoor je borden nog overzichtelijker worden.

4. Automatisering met Butler

Met de ingebouwde automatiseringsfunctie ‘Butler’ kun je repetitieve taken automatiseren, zoals het verplaatsen van voltooide kaarten, het instellen van herinneringen of het automatisch toewijzen van labels. Zo ontvangen mijn 1-op-1 klanten automatisch een e-mail de dag voordat ik voor ze aan de slag ga, zodat ze kunnen checken of alles is aangeleverd. Ook worden klantvragen automatisch doorgestuurd naar mijn dashboardbord, waardoor ik alle vragen op één plek heb.

5. Trello integreren met tools als: Google Drive, Mailblue/ActiveCampaign en Zapier

Trello werkt naadloos samen met tools zoals Google Drive, Mailblue/ActiveCampaign en Zapier. Via Zapier heb ik bijvoorbeeld ingesteld dat zodra een klant start (door een formulier in Google Forms in te vullen), er automatisch een kopie van mijn klant-Trello-bord wordt aangemaakt. De klant ontvangt direct een e-mail met de melding dat het bord klaarstaat. Dankzij deze automatisering kost het onboarden van een nieuwe klant mij nog geen minuut!

6. Duidelijke deadlines en herinneringen

Door deadlines en meldingen in te stellen, weet je precies wanneer taken moeten worden afgerond. In mijn contentplan geef ik bijvoorbeeld een vervaldatum aan voor Instagram-posts, waarna ze automatisch naar de archieflijst worden verplaatst. Ook krijgen mijn klanten meldingen wanneer ze iets moeten aanleveren. Dit voorkomt onnodige vertragingen en zorgt ervoor dat ik hier zelf geen tijd meer aan kwijt ben.

7. Mobiel en desktopvriendelijk

Trello is zowel via desktop als mobiel eenvoudig te gebruiken. Dit betekent dat je overal en altijd toegang hebt tot je taken en projecten. Ik vind het ideaal om altijd toegang te hebben tot mijn Trello borden zo kan ik een idee altijd op de juiste plek plaatsen, ook wanneer ik onderweg ben!

8. Meer focus en productiviteit

Door taken uit je hoofd en in Trello te zetten, creëer je rust en focus. Het voorkomt dat je eindeloos moet zoeken naar notities en bespaart je veel frustratie. Daarnaast gebruik ik Trello ook om doelen te stellen. Zo heb ik mijn doel voor 2025 – maandelijks tien reels op Instagram posten – in Trello uitgewerkt, inclusief een checklist om alles af te vinken. Dit werkt enorm motiverend!

9. Gratis te gebruiken (met extra tip!)

De gratis versie van Trello biedt al enorm veel mogelijkheden. Veel ondernemers denken dat ze moeten upgraden zodra ze tien borden hebben, maar dat is niet nodig! Je kunt namelijk meerdere workspaces aanmaken, waardoor je onbeperkt borden kunt creëren zonder te betalen. Zelfs ik, met mijn 83 borden, gebruik nog steeds de gratis versie van Trello.

10. Beter plannen en prioriteren

Door Trello te gebruiken voor maand- en weekplanningen krijg je beter inzicht in je taken. Het ordenen van taken in lijsten zoals ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Klaar’ helpt je om productiever te werken. Bovendien geeft het monitoren van je taken je inzicht in waar je tijd kunt besparen met automatiseringen.

Conclusie over het werken met Trello borden

Werk jij nog niet met Trello-borden? Dan is dit hét moment om ermee aan de slag te gaan, zodat je meer overzicht, structuur en een prettige workflow kunt creëren binnen jouw onderneming.

Ben jij enthousiast geworden over Trello en wil je hulp bij het inrichten van automatiseringen en integraties met andere tools? Meld je dan aan voor mijn Automate & Optimize Membership! 🚀

Heb je een vraag over het werken met Trello? Neem even contact met mij op.

Onderstaande artikelen zijn mogelijk ook interessant voor je: